20 Questions que les administrateurs devraient poser sur la gestion de crises
Ce cahier d’information a été élaboré pour aider les membres de conseils d’administration à se préparer pour les situations de crise et à les gérer. Il s’adresse principalement aux administrateurs et aux conseils des sociétés cotées, mais se révélera également utile pour d’autres organisations.
Voici un résumé des réponses à deux questions :
Comment le conseil et ses membres doivent-ils réagir à cette crise soudaine?
En période de crise, le travail des membres du conseil consiste à s’assurer que le chef de la direction réagit de façon rapide, résolue et efficace. Souvent, cela signifie qu’il faut demeurer calme et laisser le chef de la direction et l’équipe de direction gérer la crise. Les administrateurs doivent toutefois garder l’œil ouvert : ils doivent se renseigner sur ce qui se passe et s’assurer que le chef de la direction maîtrise la situation. Si ce n’est pas le cas, il est de leur devoir de s’assurer que la crise est correctement gérée.
Les administrateurs doivent se préoccuper des points suivants :
• Les conclusions hâtives et les réactions excessives risquent d’aggraver la crise.
• Leur besoin de savoir et leurs responsabilités en matière de surveillance doivent être conciliés avec la responsabilité de la direction de s’occuper promptement de nombreuses questions urgentes.
• Ils doivent se garder de communiquer avec les médias ou avec tout autre tiers au sujet de la crise — à moins d’avoir été chargé de la communication et d’avoir reçu des instructions à cet effet.
• Le clivage d’opinions risque d’entraîner une perte de cohésion du conseil.
Le chef de la direction, ou une personne désignée, doit communiquer avec le conseil dès que possible pour informer les administrateurs de la situation, et de la réaction et des plans initiaux de la direction.
Le président du conseil, de concert avec le chef de la direction, doit convoquer une réunion ou une conférence téléphonique pour permettre au chef de la direction et au conseil d’examiner la situation et de déterminer d’un commun accord la façon de gérer la crise, et pour établir une première marche à suivre ainsi qu’un calendrier pour la présentation des rapports et le suivi.
Le conseil serait-il efficace en cas de crise potentielle ou de crise soudaine?
Le président du conseil et les autres administrateurs doivent encourager la discussion ouverte et reconnaître que les divergences d’opinions sont non seulement probables, mais également souhaitables dans un contexte de saine gouvernance. Les conseils et les comités qui évaluent rigoureusement leurs propres performance et expérience se donnent la possibilité de détecter les signaux indicatifs de déficiences du conseil et d’apporter des améliorations.
Les administrateurs doivent se préoccuper des points suivants :
• l’indépendance, la compétence, les habiletés du conseil et les précédentes expositions à des crises;
• la qualité des réunions et du processus décisionnel du conseil;
• les qualités de chef du président;
• la capacité du conseil de consacrer du temps et des ressources supplémentaires à la gouvernance en cas de crise.
Pour être prêt à faire face à une crise, le conseil doit prendre le temps de s’assurer que l’ensemble du conseil et chaque administrateur ont les ressources pour agir en cas de besoin, et le désir d’intervenir. Ces ressources peuvent comprendre des conseillers indépendants et des comités spéciaux du conseil. Cette démarche pourrait s’inscrire dans le processus d’évaluation de la gouvernance. Il importe que, à l’issue de l’évaluation, un plan de suivi soit mis en place pour l’année suivante et que tout ajustement nécessaire soit effectué rapidement.
Il est essentiel de pouvoir faire appel au leadership et mobiliser les ressources nécessaires à la résolution des problèmes mis en lumière par les signaux d’alarme pour protéger les intérêts des parties prenantes. Le conseil doit s’assurer que toutes les mesures nécessaires à la protection des intérêts de l’organisation soient prises. Ce faisant, il doit être conscient des conséquences qui découleront de la décision d’informer ou de ne pas informer les parties prenantes, des répercussions que leur intervention pourraient avoir sur ses relations avec la direction, et de l’obligation légale qui lui incombe de satisfaire aux exigences réglementaires en matière d’informations à fournir.
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